Begrijpelijke communicatie begint bij de bron
Simpli
Wist u dat duizenden Rotterdammers dagelijks vastlopen op onbegrijpelijke brieven van de overheid? Vaak zoeken we de oplossing bij de burger, maar het echte probleem ligt bij de schrijver.
Daarom hebben we Simpli ontwikkeld. Dit is een slimme assistent die ingewikkelde ambtelijke teksten met één druk op de knop verandert in duidelijke taal op B1-niveau. Het unieke aan Simpli is dat de tool ook bewustwording creëert bij de ambtenaar zelf. Via een visuele score die van rood naar groen kleurt, ziet de schrijver meteen waarom een tekst te moeilijk was. De applicatie werkt volledig volgens de privacyregels en de Europese AI Act. Met Simpli verbetert de gemeente haar eigen communicatie, zodat elke Rotterdammer de informatie sneller begrijpt.
Semester 6
Wij zijn team Kameleon, een interdisciplinair team uit Rotterdam. We bestaan uit studenten van ADSAI, Informatica en CMD. Vanuit verschillende perspectieven werken we samen aan (digitale) oplossingen die niet alleen functioneel zijn, maar ook toegankelijk en mensgericht.
Binnen dit project richten we ons op het begrijpelijker en bruikbaarder maken van informatie voor laaggeletterde ouders met een migratieachtergrond. Door onze krachten te bundelen combineren we data-inzicht, technische kennis en ontwerp vaardigheden om complexe communicatie te vertalen naar een duidelijke, inclusieve oplossing.
Oplossingen die niet alleen werken voor systemen, maar vooral voor de mensen die ze dagelijks nodig hebben.
Praktijkvraag
Digitalisering heeft grote invloed op hoe mensen met elkaar en
met instanties omgaan. Hoewel digitale diensten veel voordelen bieden, zorgen ze ook voor uitsluiting bij mensen met beperkte digitale vaardigheden, minder vertrouwen in de overheid of andere kwetsbaarheden.
Binnen deze opgave ontwikkelen we een digitale interventie die bijdraagt aan een inclusief, begrijpelijk en verbonden Rotterdam, waarbij de leefwereld van inwoners centraal staat en participatie en vertrouwen worden versterkt.
Ontwerpvraag
Hoe kunnen we instanties ondersteunen bij het vertalen van complexe brieven naar begrijpelijke en toegankelijke communicatie voor laaggeletterde inwoners van Rotterdam?
.
.
Huidige situatie
2.5 miljoen mensen boven de 16 jaar hebben moeite met lezen, schrijven en rekenen. In Rotterdam heeft zo een 36% van de mensen boven de 18 jaar moeite met lezen, schrijven en rekenen. Wanneer ouders laaggeletterd zijn kan dit invloed hebben op de ontwikkeling van de kinderen. Ook hebben zij moeite met het begrijpen en/of invullen van formulieren en kunnen daardoor gemiste toeslagen of schulden krijgen.¹ Onderzoek en praktijkervaring van Stichting Lezen en Schrijven laten zien dat laaggeletterdheid vaak samenhangt met armoede, beperkte participatie en sociale uitsluiting.
Gewenste situatie
In de gewenste situatie kunnen Rotterdamse ouders met een migratieachtergrond die laaggeletterd zijn volwaardig deelnemen in de samenleving en effectief communiceren met instanties en overheden.
Zij begrijpen de informatie die zij ontvangen van instanties en overheden beter en weten wat er van hen verwacht wordt. Berichten, brieven en andere communicatie sluiten beter aan bij hun taalniveau en leefwereld, waardoor misverstanden en onzekerheid afnemen.
Doordat zij informatie beter begrijpen, kunnen ouders actiever participeren.
Zij voelen zich serieuzer genomen en ervaren minder drempels om vragen te stellen of hulp te zoeken. Dit draagt bij aan meer vertrouwen in instanties en een sterkere verbinding tussen ouders.
Doelgroep
Onze doelgroep zijn laaggeletterde ouders met een migratieachtergrond die wonen in Rotterdam. Dit kunnen moeders en vaders zijn uit verschillende culturele achtergronden, met uiteenlopende talen, opleidingsniveaus en ervaringen met het Nederlandse systeem. Laaggeletterdheid betekent dat iemand moeite heeft met lezen, schrijven en vaak ook met digitale vaardigheden, waardoor het begrijpen van informatie en het regelen van praktische zaken extra uitdagend kan zijn.
Wij werkte samen met
Aanpak
Hoe realiseren wij dit?
00
Sprint
01
Sprint
02
Sprint
03
Sprint
04
Sprint
05
Sprint
Onderzoek/Proces
Sprint 0
Sprint 0 legt de basis voor het project door te zorgen voor een gedeeld begrip binnen het team. In deze fase wordt op basis van aannames een eerste productvisie opgesteld, inclusief de huidige situatie, gewenste situatie en ontwerpvraag.
Tijdens Sprint 0 verzamelt en analyseert het team informatie uit aangeleverde bronnen, workshops en eigen onderzoek. Op basis hiervan wordt een eerste versie van de productvisie opgesteld, inclusief een analyse van de huidige situatie, een concreet beeld van de gewenste situatie en een bijbehorende ontwerpvraag. Hiermee wordt de kloof tussen het huidige probleem en de beoogde oplossing inzichtelijk gemaakt.
Daarnaast worden de randvoorwaarden en de scope van het project bepaald. Dit zorgt voor duidelijke kaders: wat valt binnen het project en wat niet, en met welke beperkingen rekening moet worden gehouden. Ook wordt een eerste backlog opgesteld met taken en user stories die richting geven aan het verdere proces.
Sprint 0 omvat verder het formuleren van een eerste sprintdoel en een globale planning voor de volgende sprint. Tegelijkertijd maakt het team afspraken over samenwerking, zoals teamwaarden, normen, communicatie en transparantie. Dit draagt bij aan effectief samenwerken en een veilige werkomgeving waarin feedback en afstemming centraal staan.
Hackathon
Tijdens de hackathon werkten we in korte tijd aan het verkennen van het vraagstuk rondom participatie en communicatie. Door intensief samen te brainstormen, ideeën uit te wisselen en verschillende perspectieven te combineren, kregen we sneller inzicht in het probleemgebied. De sessie hielp ons om eerste oplossingsrichtingen te formuleren, aannames bespreekbaar te maken en een gezamenlijke basis te creëren voor het verdere onderzoek en ontwerpproces. De inzichten uit de hackathon vormden een belangrijke start voor Sprint 0 en de conceptontwikkeling die daarop volgde.
Probleem analyse
Tijdens de probleemanalyse hebben we onderzocht welk probleem aangepakt moest worden. Hierbij richtten we ons op de communicatieproblemen en beperkte participatie van laaggeletterde ouders in Rotterdam. Veel mensen ervaren moeite met het begrijpen van brieven, formulieren, digitale systemen en communicatie vanuit instanties, waardoor deelname aan de samenleving lastig wordt.
Daarnaast bleek dat er verschillende factoren waren die invloed hebben op deze problematiek. Denk aan taalbarrieres, beperkte digitale vaardigheden, schaamte rondom laaggeletterdheid en een gebrek aan vertrouwen richting organisaties en overheidsinstanties. Hierdoor kunnen mensen minder snel hulp vragen of belangrijke informatie missen.
Om het probleem beter te begrijpen hebben we gekeken naar de doelgroep, de context waarin het probleem ontstaat en de gevolgen die dit heeft voor het dagelijks leven van de gebruikers. Deze analyse hielp ons om scherp te krijgen waar de grootste knelpunten liggen en welke aspecten belangrijk zijn binnen het verdere onderzoek en ontwerpproces.
Crazy 8
Nadat we een beeld hadden va het probleem werd het tijd om te denken over oplossingen. We zijn gestart met de designmethode Crazy 8âs. Dit is een creatieve brainstorm techniek die wordt gebruikt om in korte tijd veel verschillende concepten en oplossingsrichtingen te bedenken. Het doel van deze methode is om verder te kijken dan het eerste idee en snel meerdere mogelijkheden te verkennen.
Tijdens deze oefening ligt de focus niet op het maken van perfecte of realistische ontwerpen, maar juist op het vrij denken in mogelijkheden en het genereren van zoveel mogelijk oplossingsrichtingen.
Ieder Teamlid bedacht vanuit het probleem meerdere concepten die konden bijdragen aan het verbeteren van de communicatie en participatie van de doelgroep. Door onder tijdsdruk te werken, werden spontane en creatieve ideeën gestimuleerd die anders mogelijk niet bedacht zouden worden.
Achteraf werden alle schetsen gezamenlijk besproken binnen het team. Hierbij keken we naar welke ideeën potentie hadden, welke inzichten terugkwamen en welke concepten het meest aansloten bij de ontwerpvraag.
Praatpaal
De âPraatpaalâ ontstond als één van de meest kansrijke concepten uit de Crazy 8âs sessies. Dit concept richtte zich op het toegankelijk maken van hulp en communicatie voor mensen die buitenshuis ondersteuning nodig hebben. Het idee achter de praatpaal was om een laagdrempelige en begrijpelijke oplossing te bieden voor situaties waarin iemand vastloopt, hulp nodig heeft of moeite ervaart met communicatie.
Om het concept verder uit te werken, hebben we een storyboard gemaakt.
In dit storyboard werd een gebruikssituatie visueel weergegeven, zodat duidelijk werd hoe de praatpaal in de praktijk gebruikt zou kunnen worden.
De praatpaal werd ontworpen als een digitale zuil die op openbare plekken geplaatst kan worden en eenvoudig te gebruiken is voor iedereen. De focus lag hierbij op toegankelijkheid, duidelijkheid en gebruiksgemak. Gebruikers zouden via een simpele interface hulp kunnen aanvragen of ondersteuning kunnen krijgen zonder afhankelijk te zijn van ingewikkelde systemen of moeilijke taal.
Daarnaast hebben we een poster ontworpen om het concept visueel te presenteren. Hierbij hebben we gebruik gemaakt van een gegenereerde visual van de praatpaal, zodat het idee concreter en beter voorstelbaar werd. De poster hielp om de functionaliteit, context en mogelijke impact van het concept duidelijk over te brengen.
Onderzoek aanpak
Voordat er gestart kon worden met het onderzoek, was het belangrijk om eerst helder te krijgen welke informatie nodig was om het probleem goed te begrijpen. Daarom hebben we als team eerst een hoofdvraag opgesteld die zich richtte op het vergroten van de participatie van laaggeletterde Rotterdamse inwoners en het verbeteren van de communicatie tussen hen en instanties.
Om deze brede vraag beter te kunnen onderzoeken, zijn verschillende themaâs onderzocht, zoals participatie, communicatievormen, drempels, vertrouwen en digitale vaardigheden. Doordat iedereen onderzoek deed naar een ander perspectief van de hoofdvraag, ontstond er een breed overzicht van inzichten. Na het delen van de onderzoeksresultaten binnen het team konden verbanden worden gelegd tussen de verschillende onderwerpen. Dit hielp om het probleem beter te begrijpen en om nieuwe inzichten en patronen te ontdekken die relevant waren voor het verdere ontwerpproces.
Deze onderzoeksaanpak zorgde ervoor dat het project niet gebaseerd werd op aannames, maar op onderbouwde informatie en inzichten uit verschillende invalshoeken.
Onderzoek/Proces
Sprint 1
In Sprint 1 stond het verkennen van het probleem en de doelgroep centraal. Tijdens deze sprint richtten we ons op het verkrijgen van meer inzicht in laaggeletterdheid binnen Rotterdam en de manier waarop dit invloed heeft op participatie en communicatie met instanties. Het doel was om eerst een sterke onderzoeksbasis op te bouwen voordat we begonnen met het ontwikkelen van oplossingen of concepten.
Binnen deze sprint onderzochten we verschillende onderwerpen die verbonden waren aan de hoofdvraag. Hierbij lag de focus op laaggeletterde Rotterdamse inwoners, in eerste instantie specifiek ouders met een migratieachtergrond, en de drempels die zij ervaren in contact met organisaties, scholen en overheidsinstanties. We wilden beter begrijpen hoe participatie verloopt, welke vormen van communicatie worden gebruikt en waar problemen ontstaan in het begrijpen van informatie.
Om deze inzichten te verzamelen maakten we gebruik van deskresearch. Door deze informatie te verzamelen en met elkaar te vergelijken ontstond een beter beeld van de doelgroep, hun gedrag en de systeemproblemen die invloed hebben op hun participatie.
Daarnaast werd in Sprint 1 alvast de basis gelegd voor fieldresearch. We bereidden interviews en gesprekken voor met praktijkpartners, experts en mensen uit de doelgroep, zodat we in Sprint 2 direct de praktijk in konden gaan. Het doel hiervan was om de inzichten uit het deskresearch verder te toetsen en te verdiepen met ervaringen uit de praktijk.
Alle verzamelde informatie werd gedurende de sprint geanalyseerd en verwerkt tot belangrijke inzichten, patronen en eerste aannames. Hierdoor ontstond een duidelijker beeld van de problemen rondom complexe communicatie, taalbarrières, digitale drempels en het gebrek aan vertrouwen richting instanties. Aan het einde van Sprint 1 resulteerde dit in een onderzoeksrapportage, een overzicht van inzichten en drempels, eerste hypotheses en een duidelijke richting voor het vervolg van het project in Sprint 2.
Participatie brainstorm
Om erachter te komen wat voor associaties wij zelf hebben met het woord âparticipatieâ hebben we een mindmap gemaakt. Dit hebben we later verbonden met de directe en indirecte stakeholders om patronen naar voren te laten komen. Participeren kan namelijk op veel verschillende manieren en heeft per persoon een andere definitie.
Stakeholder map
Door verbanden te trekken met motivaties kregen we een goed beeld van het netwerk dat we moeten betrekken bij ons onderzoek. Bij ons is de kern nu de laaggeletterde ouders met een migratieachtergrond en daarbij hun directe omgeving: denk dan aan relaties en gezin. Om alle invloeden niet uit het zicht te verliezen hebben we een stakeholder map gemaakt zodat we kunnen uitzoomen vanaf ons probleem en misschien wel onze focus juist leggen op de indirecte stakeholders.
Onderzoeksrapportage
Na het uitvoeren van het onderzoek was het belangrijk om alle verzamelde informatie overzichtelijk te documenteren in een onderzoeksrapportage. Een onderzoeksrapportage geeft een compleet overzicht van wat er onderzocht is, welke inzichten daaruit zijn ontstaan en wat deze bevindingen betekenen voor het project. Hiermee wordt niet alleen het onderzoeksproces vastgelegd, maar wordt ook onderbouwd waarom bepaalde keuzes binnen het project worden gemaakt.
Binnen Sprint 1 speelde de onderzoeksrapportage een belangrijke rol, omdat deze sprint volledig in het teken stond van het begrijpen van het probleem, de doelgroep en de context. Door alle deskresearch, deelvragen, inzichten en conclusies samen te brengen in één rapport ontstond een duidelijke basis voor het verdere ontwerpproces.
De introductie van de rapportage beschreef de aanleiding van het onderzoek en gaf context over het probleem rondom laaggeletterdheid, participatie en communicatie met instanties. Vervolgens werd de onderzoeksvraag opgesteld om richting te geven aan het onderzoek en duidelijk te maken welke centrale uitdaging onderzocht werd.
Daarna werd de onderzoeksmethode beschreven. Dit onderdeel was belangrijk om inzichtelijk te maken hoe het onderzoek is uitgevoerd en welke bronnen, gesprekken en experimenten zijn gebruikt om informatie te verzamelen. Door de methode te onderbouwen werd de betrouwbaarheid van het onderzoek versterkt.
Ook werd het doel van het onderzoek beschreven. Dit maakte duidelijk waarom bepaalde onderwerpen onderzocht werden en welke kennis nodig was om de doelgroep beter te begrijpen. De deelvragen hielpen vervolgens om het onderzoek op te delen in kleinere themaâs, zodat verschillende aspecten van het probleem afzonderlijk onderzocht konden worden.
Binnen de rapportage werden daarnaast de belangrijkste inzichten en patronen benoemd. Hierbij ging het onder andere over gedrag, drempels, vertrouwen en systeemproblemen. Deze inzichten vormden de basis voor de verdere ontwikkeling van concepten en ontwerpkeuzes.
De resultaten van het onderzoek gaven vervolgens inhoudelijke antwoorden op de deelvragen en brachten in kaart hoe participatie verloopt, welke problemen ontstaan in communicatie en welke obstakels de doelgroep ervaart. Door deze resultaten te analyseren konden verbanden worden gelegd tussen taal, digitale vaardigheden, onzekerheid en participatie.
Tot slot werd in de conclusie samengevat wat het onderzoek betekende voor de ontwerpvraag en welke kansen er lagen voor verbetering. De overgang naar Sprint 2 maakte duidelijk hoe de inzichten uit Sprint 1 gebruikt zouden worden tijdens fieldresearch, testen en het verder ontwikkelen van oplossingsrichtingen.
Workshop Tanja Ubert
Beter begrip laaggeletterd zijn
Tijdens Sprint 1 hebben we niet alleen deskresearch uitgevoerd, maar ook inzichten verzameld door in gesprek te gaan met stakeholders en experts uit het werkveld. Eén van deze gesprekken was de kennismaking met Tanja, waarbij we meer leerden over laaggeletterdheid, de praktijk rondom de doelgroep en mogelijke richtingen voor het project.
Tijdens het gesprek werd duidelijk dat laaggeletterdheid niet alleen een probleem is van individuen, maar ook een systemisch probleem binnen organisaties en communicatie. Volgens Tanja ligt de uitdaging vaak niet alleen bij mensen die moeite hebben met lezen en schrijven, maar ook bij de manier waarop instanties communiceren. Veel informatie is complex, formeel en niet afgestemd op de leefwereld van de doelgroep. Hierdoor ontstaat er afstand tussen burgers en instanties.
Daarnaast vertelde Tanja over hoe laaggeletterdheid op verschillende manieren ontstaat. Sommige mensen hebben nooit voldoende leren lezen of schrijven, terwijl anderen vaardigheden verliezen doordat deze in hun werk of dagelijks leven weinig gebruikt worden. Ook werd besproken hoe de maatschappij en arbeidsmarkt veranderd zijn. Waar lezen en schrijven vroeger in bepaalde beroepen minder noodzakelijk waren, is dat tegenwoordig bijna overal belangrijk geworden. Hierdoor lopen mensen sneller vast in systemen die sterk afhankelijk zijn van taal en digitale vaardigheden.
Tijdens het gesprek werd ook besproken dat het soms waardevol is om niet direct oplossingen voor de doelgroep te ontwikkelen, maar eerst bewustwording te creëren bij organisaties en instanties. Dit inzicht heeft later invloed gehad op de richting van het project en de focus op communicatie vanuit instanties.
Naast het gesprek volgden we ook een workshop van Tanja.
Hierin ervaarden we op een interactieve manier hoe het is om laaggeletterd te zijn. Door middel van een spel moesten verschillende dagelijkse taken uitgevoerd worden, zoals het aanvragen van een paspoort of het begrijpen van informatie, terwijl bepaalde elementen expres onduidelijk of moeilijk leesbaar waren gemaakt. Hierdoor werd zichtbaar hoe snel verwarring, onzekerheid en frustratie kunnen ontstaan wanneer informatie niet toegankelijk is.
De workshop zorgde voor meer bewustwording binnen het team en hielp ons om beter te begrijpen dat het probleem niet alleen bij de doelgroep ligt, maar ook bij systemen en communicatie die onvoldoende aansluiten op verschillende niveaus van taalbegrip. Daarnaast liet de workshop zien hoe belangrijk eenvoud, structuur en duidelijke communicatie zijn binnen het ontwerpen van oplossingen.
Clear methode
Uit onze deskresearch werd duidelijk dat communicatie vaak complex is en daardoor als onduidelijk wordt ervaren door laaggeletterden. CommunicatieRijk heeft hiervoor een factsheet opgesteld met richtlijnen voor duidelijke taal. Uit gesprekken met verschillende partners kwam naar voren dat deze richtlijnen niet altijd worden toegepast. Hierdoor werd duidelijk dat medewerkers meer houvast nodig hebben bij het begrijpelijk maken van communicatie en dat verder onderzocht moest worden hoe zoân ondersteuning eruit zou kunnen zien.
Hoe dit precies vorm moest krijgen, is in de volgende sprint verder onderzocht. In Sprint 3 is dit aangescherpt en uitgebreid naar acht concrete ontwerprichtlijnen die de basis vormen voor de verdere ontwikkeling van de tool. Een eerste voorbeeld hiervan was de CLEAR-methode, bedoeld als snelle verkenning en bewustwording van wat er nodig is voor begrijpelijke en toegankelijke informatie .
Onderzoek/Proces
Sprint 2
Tijdens deze sprint werd onderzocht hoe informatie het best begrijpelijk en toegankelijk gemaakt kan worden voor laaggeletterde gebruikers. Om dit te testen maakten we gebruik van interviews en een probe.
Als voorbereiding op het fieldresearch werden de belangrijkste inzichten uit Sprint 1 opnieuw bekeken en aangevuld.
Deze inzichten hielpen bij het bepalen van de richting van het onderzoek en vormden de basis voor het opstellen van interviewvragen en testonderdelen binnen de probe.
Vervolgens werden interviews voorbereid, deelnemers geselecteerd en momenten ingepland waarop de probe uitgevoerd kon worden. Tijdens deze gesprekken en tests werd geobserveerd hoe respondenten informatie verwerken, welke onderdelen verwarrend zijn en welke vormen van communicatie juist ondersteuning bieden.
Na het verzamelen van alle resultaten werden de bevindingen geanalyseerd en geclusterd. Hierbij werd gekeken naar terugkerende patronen, behoeften, pijnpunten en opvallend gedrag van de respondenten. De inzichten uit deze analyse hielpen om aannames te toetsen en nieuwe learnings te formuleren voor het verdere ontwerpproces.
Deze periode was een belangrijke stap in het project, omdat de theoretische inzichten uit Sprint 1 werden gekoppeld aan ervaringen uit de praktijk. Daarnaast hielpen de resultaten van het fieldresearch bij het aanscherpen van de ontwerpvraag, de doelgroep en de richting van het uiteindelijke concept.
Insightcards Deskresearch
Na het uitvoeren van het deskresearch en fieldresearch hebben we gebruik gemaakt van de methode Insight Cards. Deze methode hielp ons om de belangrijkste inzichten uit het onderzoek overzichtelijk te verzamelen, analyseren en visueel weer te geven. Door alle bevindingen op te delen in afzonderlijke kaarten ontstond er een duidelijk en georganiseerd overzicht van de meest relevante patronen, problemen en behoeften binnen de doelgroep.
Elke insight card bestond uit een concreet inzicht, een korte uitleg van de situatie en een overzicht van de belangrijkste problemen die tijdens het onderzoek naar voren kwamen. Daarnaast beschreven we per inzicht hoe wij hier als ontwerpers op zouden kunnen inspelen. Op deze manier vormden de insight cards niet alleen een samenvatting van het onderzoek, maar ook een vertaalslag richting mogelijke ontwerpkeuzes en oplossingsrichtingen.
De insight cards werden opgesteld op basis van observaties uit interviews, resultaten uit de probe en inzichten uit het deskresearch. Hierdoor konden we verbanden leggen tussen gedrag, emoties, communicatieproblemen en behoeften van de doelgroep. Denk hierbij aan inzichten rondom complexe communicatie, het belang van structuur, de rol van audio en de invloed van visuele drukte.
Door de inzichten visueel en creatief vorm te geven ontstond een toegankelijk overzicht dat eenvoudig gedeeld en besproken kon worden binnen het team. De methode hielp ons om de onderzoeksresultaten beter te structureren en maakte duidelijk welke inzichten het meest belangrijk waren voor het verdere ontwerpproces. Daarnaast vormden de insight cards een belangrijke basis voor het opstellen van ontwerprichtlijnen en het ontwikkelen van concepten in de volgende fases van het project.
Insightcards
Probe
Om te toetsen of onze aannames kloppen hebben wij een probe uitgevoerd met 2 respondenten via Stichting Lezen & Schrijven. Deze testen hebben we uitgevoerd met Dick (NT1) & Nihat (NT2). Wij hebben 4 verschillende mediavormen getest, om erachter te komen welke rol deze spelen in het opnemen van belangrijke informatie. Om een realistisch beeld te schetsen hebben we 2 voorbeeld scenario's bedacht: Het aanvragen van een identiteitsbewijs & het inschrijven van je kind bij een kinderopvang.
Dick is een ouder met een Nederlandse achtergrond en ervaring met kinderopvang, en Nihat met beperkte digitale vaardigheden heeft en binnenkort waarschijnlijk een identiteitsaanvraag moet doen.
Om eerlijke en onafhankelijke meningen te verzamelen, werden de deelnemers afzonderlijk getest. Hierdoor konden we beter inzicht krijgen in hun persoonlijke ervaringen en behoeften zonder beïnvloeding van anderen.
Testen
Voordat we het experiment uitvoerden, hebben we een testplan opgesteld om duidelijk vast te leggen wat we wilden onderzoeken, hoe we dit gingen testen en welke methodes we hiervoor zouden gebruiken. Het doel van de test was om te onderzoeken welke mediavorm (video met audio, video zonder audio, alleen audio of tekst en visueel) het meest effectief is voor het begrijpelijk en bruikbaar maken van informatie voor laaggeletterde ouders. Daarbij stond centraal of de informatie begrijpelijk was, of gebruikers er daadwerkelijk iets mee konden doen en of het hen helpt bij het gebruiken van regelingen, lessen of hulp.
Naast de functie van de informatie onderzochten we ook de vorm waarin deze wordt aangeboden. Binnen de probe werden daarom verschillende mediavormen met elkaar vergeleken. Dit deden we omdat uit onze aannames bleek dat veel informatie momenteel op een te hoog taalniveau wordt aangeboden en dat beelden regelmatig verkeerd worden geïnterpreteerd. Ook binnen organisaties blijkt communicatie niet altijd duidelijk genoeg te zijn, waardoor belangrijke regelingen en ondersteuning niet worden benut door de doelgroep.
Om hier inzicht in te krijgen, hebben we gebruikgemaakt van verschillende onderzoeksmethodes. Met een A/B/C/D-test konden we de verschillende mediavormen direct met elkaar vergelijken. Daarnaast hebben we observaties uitgevoerd volgens de fly-on-the-wall methode, waarbij we keken hoe deelnemers reageerden op de informatie zonder hen te veel te beïnvloeden. Tot slot hielden we interviews om dieper in te gaan op ervaringen, meningen en eventuele onduidelijkheden. Door deze methodes te combineren konden we zowel gedrag observeren als persoonlijke feedback verzamelen.
Uitkomsten test
Aan de hand van het testplan en de uitgevoerde tests hebben we verschillende inzichten opgedaan over hoe laaggeletterde ouders informatie ervaren en verwerken. Deze resultaten hebben we toen verder verwerkt in insightcards.
Insightcards Probe
Na het uitvoeren van de probe-testen hebben we als groep gezamenlijk geëvalueerd op de verzamelde resultaten, observaties en feedback van de deelnemers. Tijdens deze evaluatie hebben we gekeken naar terugkerende patronen, opvallende reacties en problemen die meerdere keren naar voren kwamen tijdens de verschillende mediatesten. Op basis hiervan hebben we insight cards opgesteld.
Insight cards zijn een effectieve manier om belangrijke inzichten overzichtelijk vast te leggen en te structureren. Ze helpen om onderzoeksresultaten te vertalen naar concrete ontwerpinzichten die gebruikt kunnen worden in het verdere ontwerpproces. Door inzichten kort en duidelijk te formuleren ontstaat er overzicht binnen alle verzamelde data en wordt het makkelijker om verbanden en patronen te herkennen. Daarnaast zorgen insight cards ervoor dat het team gezamenlijk kan bepalen welke inzichten het meest relevant zijn voor het ontwikkelen van een passend concept voor de doelgroep.
De insight cards zijn gebaseerd op de belangrijkste resultaten uit de probe-testen en richten zich op onderwerpen waarvan wij denken dat deze waardevol zijn voor de verdere ontwikkeling van het ontwerp. Zo kwamen uit de testen meerdere terugkerende behoeften en knelpunten naar voren, zoals het belang van eenvoudige informatie, een duidelijke structuur, herkenbare visuele ondersteuning en de combinatie van tekst en audio. Ook werd duidelijk dat te veel informatie, moeilijke woorden en drukke visuals juist voor verwarring zorgen bij laaggeletterde gebruikers.
Door deze inzichten te bundelen in insight cards konden we de resultaten niet alleen analyseren, maar ook direct koppelen aan mogelijke ontwerpkeuzes en oplossingsrichtingen. Iedere insight card beschrijft daarom niet alleen het probleem of inzicht, maar ook hoe we hier in het ontwerp rekening mee kunnen houden. Hierdoor vormen de insight cards een belangrijke basis voor de conceptontwikkeling in Sprint 3.
De insight cards vatten de belangrijkste patronen en conclusies uit de probe-testen samen en vertalen deze naar concrete ontwerpinzichten. Ze helpen om de onderzoeksresultaten overzichtelijk te maken en vormen de basis voor keuzes in het verdere ontwerp.
Insightcards
Onderzoek/Proces
Sprint 3
In Sprint 3 staat het samenbrengen en vertalen van alle verzamelde inzichten uit de fieldresearch centraal. Waar in Sprint 2 vooral onderzocht en geobserveerd werd, richten we ons nu op het analyseren van patronen, behoeften en pijnpunten van de gebruikers. Door middel van convergeren bepalen we welke inzichten het meest relevant zijn en welke problemen prioriteit krijgen binnen het ontwerpproces en prototype waar we deze sprint aan zullen werken.
Vanuit deze analyse werken we toe naar een onderbouwd concept dat aansluit bij de wensen en behoeften van de doelgroep. Hierbij worden verschillende deliverables uitgewerkt, zoals personaâs, journey maps, insight cards en ontwerpcriteria. Daarnaast onderzoeken we welke oplossingsrichtingen het meeste waarde bieden voor de gebruiker en hoe deze technisch, functioneel en ethisch haalbaar zijn.
Sprint 3 vormt daarmee de brug tussen onderzoek en ontwerp. Het doel is om op basis van echte gebruikersinzichten een duidelijk concept en een eerste low-fidelity prototype te ontwikkelen, waarmee in de volgende sprint verder getest en geïtereerd kan worden.
Kill Your Darling
Tijdens het ontwerpproces hebben we gebruik gemaakt van de methode Kill Your Darling. Dit is een methode waarbij kritisch wordt gekeken naar bestaande ideeën, concepten of richtingen binnen een project. Het doel hiervan is om los te durven laten wat misschien een sterk of geliefd idee lijkt, maar uiteindelijk niet volledig aansluit op de kern van het probleem, de doelgroep of de gewenste impact van het project.
Dit helpt om niet vast te blijven zitten aan een eerste aanname, maar open te staan voor verandering, nieuwe inzichten en betere oplossingsrichtingen. Binnen designprocessen is dit belangrijk, omdat onderzoek en feedback vaak laten zien dat een project een andere richting nodig heeft dan oorspronkelijk gedacht.
Binnen ons project hebben we deze methode toegepast nadat we tegen een soort 'writersblok' kwamen. op onze eerdere onderzoeksrichting. In eerste instantie lag de focus op laaggeletterde ouders met een migratieachtergrond en werd vooral gekeken naar oplossingen direct voor deze doelgroep. Naarmate het onderzoek vorderde, ontdekten we echter dat het probleem breder lag dan alleen deze specifieke doelgroep. Daarnaast werd duidelijk dat veel communicatieproblemen ontstaan bij de organisaties en medewerkers die de informatie opstellen.
Op basis van deze inzichten hebben we ervoor gekozen om onze oorspronkelijke richting kritisch te heroverwegen. Dit betekende dat we afscheid moesten nemen van bepaalde eerdere ideeën en aannames. Hoewel dit een grote verandering binnen het project was, zorgde het juist voor een scherpere en relevantere focus.
De doelgroep werd verbreed naar laaggeletterde inwoners in Rotterdam die communicatie ontvangen van instanties zoals de gemeente. Tegelijkertijd verschoof de ontwerpstrategie: in plaats van direct te ontwerpen voor laaggeletterde gebruikers, richten we ons nu op de medewerkers en organisaties die de communicatie creëren. Het doel hiervan is om bewustwording te creëren rondom complexe communicatie en medewerkers te ondersteunen bij het begrijpelijker maken van teksten.
Uitkomst: Hieruit ontstonden meer concepten gericht naar ene "nieuwe doelgroep, Ontwerpvraag, huidige situatie, en gewenste situatie". Hoewel de richting van het concept veranderde, bleef het eerdere onderzoek waardevol. De inzichten uit Sprint 1 en Sprint 2 kregen juist een nieuwe betekenis en konden opnieuw worden toegepast binnen de aangepaste ontwerpstrategie. De methode Kill Your Darling hielp ons daarom om flexibel te blijven binnen het project en keuzes te maken die beter aansluiten bij de kern van het probleem en de uiteindelijke impact van het concept.
Smart & Social Fest
Tijdens het Smart & Social Fest op 23 april hebben wij ons prototype, Simpli, gepresenteerd aan medestudenten, docenten en andere bezoekers. Het doel van deze presentatie was om het concept te testen binnen een bredere doelgroep en om feedback te verzamelen over de gebruiksvriendelijkheid, begrijpelijkheid en toegankelijkheid van het prototype.
Voorafgaand aan het evenement hebben we het prototype voorbereid. Wij hadden hiervoor twee versies gemaakt zodat we een A/B test uit konden voeren. Hierbij lag de focus op eenvoudige communicatie, duidelijke visuele ondersteuning en een overzichtelijke interface. Het doel van het systeem was om brieven die inwoners van Rotterdam ontvangen met één klik op de knop te versimpelen. Medewerkers van bijvoorbeeld de gemeente zouden dan snel een versimpelde brief op kunnen sturen. Tijdens het testen observeerden we hoe gebruikers met het prototype omgingen en welke onderdelen direct duidelijk waren of juist vragen opriepen.
Naast observaties gingen we actief in gesprek met bezoekers. Hierbij stelden we vragen over de begrijpelijkheid van de teksten, de duidelijkheid van de navigatie en het algemene gevoel dat het prototype opriep. Ook vroegen we welke onderdelen volgens hen verbeterd konden worden en of zij het concept passend vonden voor de doelgroep.
Uit de feedback bleek dat gebruikers vooral positief waren over de eenvoudige opbouw van de interface. Bezoekers gaven aan dat de combinatie van korte teksten, visuele ondersteuning en duidelijke knoppen zorgde voor meer overzicht en toegankelijkheid.
Tegelijkertijd kwamen er ook verbeterpunten naar voren. Sommige gebruikers gaven aan dat het kleurschema niet optimaal was, en dat we ook een vertaalfunctie moesten implementeren.
Tijdens het evenement hebben we daarnaast inspiratie opgedaan door prototypes van andere groepen te bekijken. Hierdoor kregen we nieuwe inzichten in interactie, toegankelijkheid en visuele communicatie die mogelijk toegepast konden worden binnen ons eigen concept.
De resultaten van het Smart & Social Fest hielpen ons om het prototype verder aan te scherpen en beter af te stemmen op de behoeften van de doelgroep. De feedback vormde een belangrijke basis voor de verdere iteraties en ontwerpkeuzes binnen Sprint 4.
Journey map
We hebben een journey map opgesteld om inzicht te krijgen in het proces dat een laaggeletterde ouder doorloopt bij het aanvragen van een paspoort. Door per fase te kijken naar touchpoints, gedachten, emoties, knelpunten en kansen, konden we verbanden leggen tussen de problemen die gebruikers ervaren en de oorzaken daarvan.
De journey map liet zien dat de grootste uitdagingen al ontstaan bij de eerste communicatie vanuit instanties.
Moeilijke taal
Lange teksten
Gebrek aan structuur
zorgen voor verwarring en onzekerheid.
Hierdoor weten gebruikers vaak niet welke actie van hen verwacht wordt en stellen zij belangrijke taken uit. Naarmate het proces vordert, neemt de afhankelijkheid van anderen toe, bijvoorbeeld bij het begrijpen van informatie, het invullen van formulieren of het uitvoeren van digitale handelingen. Dit leidt tot gevoelens van frustratie, stress en een verminderd zelfvertrouwen.
Door deze verbanden zichtbaar te maken werd duidelijk dat de kern van het probleem niet alleen ligt bij taalvaardigheid, maar vooral bij de manier waarop informatie wordt aangeboden. De journey map maakte inzichtelijk dat duidelijke communicatie, stapsgewijze uitleg, visuele ondersteuning en begrijpelijke taal gebruikers meer houvast kunnen geven. Deze inzichten vormden een belangrijke basis voor onze ontwerprichtlijnen en de verdere ontwikkeling van Simpli.
Personaâs
Om beter inzicht te krijgen in de behoeften, uitdagingen en leefwereld van onze doelgroep hebben we personaâs opgesteld. Deze personaâs zijn gebaseerd op onderzoeksinzichten en helpen ons om ontwerpkeuzes te maken die aansluiten bij echte gebruikerssituaties. Door doelen, motivaties, vaardigheden en pijnpunten inzichtelijk te maken, konden we beter begrijpen waar barrières ontstaan en hoe onze oplossing hier ondersteuning in kan bieden.
Ontwerprichtlijnen
Actiegerichte communicatie
Informatie stapsgewijs overbrengen
Kern eerst
Eenvoudige zinsopbouw
Visuele ondersteuning
Focus op relevante informatie
Begrijpelijke taal
Ruimte voor aanpassing
Ontwerprichtlijnen + Requirements + Randvoorwaardes
Op basis van het deskresearch, fieldresearch, interviews, tests en de inzichten uit de probes hebben we verschillende ontwerprichtlijnen opgesteld. Deze richtlijnen vormden de basis voor het ontwerpen van Simpli en hielpen ons om keuzes te maken die beter aansluiten bij de behoeften van laaggeletterde gebruikers.
Tijdens het onderzoek werd duidelijk dat veel communicatie vanuit instanties te complex, onoverzichtelijk en tekstgericht is. Hierdoor ervaren gebruikers sneller stress, onzekerheid en verwarring bij het uitvoeren van belangrijke taken. Om deze drempels te verlagen hebben we richtlijnen ontwikkeld die focussen op eenvoud, duidelijkheid en toegankelijkheid.
De ontwerprichtlijnen helpen om informatie begrijpelijker te maken en ondersteunen gebruikers stap voor stap tijdens het uitvoeren van een taak. Hierbij stond niet alleen taal centraal, maar ook structuur, visuele ondersteuning en de manier waarop informatie wordt aangeboden.
Deze richtlijnen zijn gedurende het ontwerpproces gebruikt bij het ontwikkelen, testen en verbeteren van het prototype. Daarnaast vormden ze een belangrijke basis voor de interface, contentstructuur en interactie binnen Simpli.
Activity diagram
Om de werking van Simpli en de interactie tussen de gebruiker en het systeem overzichtelijk weer te geven, hebben we een activity diagram opgesteld. Een activity diagram wordt gebruikt om processen, acties en beslismomenten binnen een systeem visueel in kaart te brengen. Hierdoor ontstaat een duidelijk overzicht van de stappen die een gebruiker doorloopt tijdens het gebruik van de tool.
Het activity diagram laat zien hoe een gemeentemedewerker start met het openen van de tool en vervolgens een bestaande brief selecteert die vereenvoudigd moet worden. Daarna wordt met de functie âmaak simpelâ automatisch een begrijpelijkere versie van de brief gegenereerd. Hierbij houdt de tool rekening met verschillende ontwerprichtlijnen, zoals eenvoudige taal, korte zinnen, duidelijke stappen en het expliciet benoemen van belangrijke deadlines.
Na het genereren van de vereenvoudigde tekst controleert de medewerker of de brief goed te begrijpen is. Binnen het diagram zijn daarom verschillende beslismomenten opgenomen. Wanneer de brief nog niet duidelijk genoeg is, kan de gebruiker de tekst opnieuw laten genereren of verder aanpassen. Hierdoor ontstaat een iteratief proces waarin de kwaliteit van de communicatie centraal staat.
Daarnaast laat het activity diagram zien dat de medewerker verantwoordelijk blijft voor de eindcontrole. De tool ondersteunt het schrijfproces, maar de gebruiker controleert uiteindelijk of alle gegevens correct zijn en of de brief klaar is om verstuurd te worden.
Binnen dit proces speelt het principe van Human in the Loop een belangrijke rol. Hoewel Simpli automatisch een vereenvoudigde versie van de brief genereert, blijft de gemeentemedewerker verantwoordelijk voor het controleren, aanpassen en goedkeuren van de uiteindelijke communicatie. De tool ondersteunt het schrijfproces, maar neemt geen volledige beslissingen over de inhoud. Hierdoor blijft ruimte bestaan voor menselijke controle, context en nuance, wat belangrijk is binnen communicatie richting burgers en het voorkomen van fouten of misverstanden.
Het activity diagram hielp ons om de gebruikersflow, systeemlogica en belangrijkste interactiemomenten binnen Simpli beter te structureren. Daarnaast vormde het diagram een belangrijke basis voor het ontwerpen van het prototype en het bepalen van de functionaliteiten binnen de applicatie.
Prototype
Ons prototype moest op korte termijn gemaakt worden omdat we net voor het Smart & Social Fest een Kill Your Darling hadden gedaan. Maar tocht wilde we het Smart & Social Fest wel gebruiken als punt van informatie ophalen en spreken met professionals. Daardoor hebben we een snelle 1e versie gemaakt van ons prototype, waar we 4 versies van hebben gemaakt. Aan de hand van A/B testen willen we hier patronen in gaan zien.
A/B Testing
We hebben tijdens het Smart & Social Fest verschillende versies mensen gesproken en hier
SRS
Om de technische werking van Simpli goed vast te leggen, hebben we een Software Requirements Specification (SRS) opgesteld. Hierin zijn de functionele en niet-functionele requirements beschreven, zoals het uploaden en versimpelen van documenten, het tonen van resultaten en statistieken, maar ook eisen rondom gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid, stabiliteit en onderhoudbaarheid. Deze documentatie maakt inzichtelijk hoe de applicatie werkt en welke onderdelen belangrijk zijn binnen het systeem. Daarnaast zorgt het ervoor dat andere developers de applicatie makkelijker kunnen begrijpen, overnemen en verder ontwikkelen in de toekomst.
IAMA
Tijdens het project hebben we gebruik gemaakt van een IAMA (Impact Assessment Mensenrechten en Algoritmes) om kritisch na te denken over de inzet van AI binnen Simpli. De IAMA helpt organisaties om inzicht te krijgen in de mogelijke risicoâs, gevolgen en verantwoordelijkheden die ontstaan wanneer algoritmes of AI-systemen worden toegepast binnen processen die invloed hebben op mensen.
Binnen Simpli wordt AI gebruikt om complexe brieven automatisch te vereenvoudigen naar begrijpelijkere communicatie voor laaggeletterde gebruikers. Omdat deze communicatie invloed kan hebben op belangrijke zaken, zoals aanvragen, afspraken of contact met instanties, vonden we het belangrijk om stil te staan bij betrouwbaarheid, transparantie en menselijke controle.
Tijdens de IAMA hebben we gekeken naar verschillende aspecten van het systeem. Hierbij onderzochten we onder andere welke risicoâs kunnen ontstaan wanneer informatie verkeerd wordt vereenvoudigd, onduidelijk blijft of belangrijke context verloren gaat. Ook hebben we nagedacht over de verantwoordelijkheid van de gebruiker en de rol van de medewerker binnen het proces.
Een belangrijk inzicht uit de IAMA was dat de AI binnen Simpli ondersteunend moet blijven en geen volledige beslissingen mag nemen over de inhoud van communicatie. Daarom is bewust gekozen voor het principe van Human in the Loop, waarbij gemeentemedewerkers altijd verantwoordelijk blijven voor het controleren, aanpassen en goedkeuren van de uiteindelijke brief.
Daarnaast hebben we rekening gehouden met toegankelijkheid, begrijpelijke taal en inclusiviteit, zodat de tool beter aansluit op gebruikers met verschillende taalniveaus en digitale vaardigheden. Door deze ethische en maatschappelijke aspecten vroegtijdig mee te nemen in het ontwerpproces konden we bewuster nadenken over de impact van Simpli op zowel burgers als organisaties.
De IAMA hielp ons om niet alleen naar de technische werking van de tool te kijken, maar ook naar de maatschappelijke verantwoordelijkheid die komt kijken bij het inzetten van AI binnen publieke communicatie.
Gigamap
Gigamaps zijn visuele tools die helpen bij het begrijpen en ontwerpen van complexe systemen. Ze worden gebruikt om verbanden, afhankelijkheden en dynamieken binnen een systeem in kaart te brengen.
Een gigamap biedt een rijk overzicht waarin diverse informatiebronnen, meerdere perspectieven en verschillende lagen samenkomen. Hoewel het beeld soms chaotisch oogt, helpt het bij het:
Ontdekken van verborgen verbanden;
Zichtbaar maken van relaties;
Stimuleren van samenwerking;
Identificeren van problemen en kansen.
In onze eigen gigamap hadden we verschillende vormen van media als potentiële oplossingen afgebeeld, maar een duidelijke, robuuste kernoplossing ontbrak nog.
Dit kregen we ook als feedback van andere groepen terug. Daarnaast was het voor ons nog niet volledig duidelijk wie precies de stakeholders waren.
Het maken van de gigamap heeft ons vooral geholpen om beter te begrijpen welke stappen wij als team hebben gezet; door de visuele weergave is ons proces nu in één oogopslag te overzien.
Onderzoek/Proces
Sprint 4
In sprint 4 richten we ons op het testen en valideren van het Simpli-prototype met gebruikers en stakeholders om inzicht te krijgen in de begrijpelijkheid, toegankelijkheid en algemene gebruikservaring van de oplossing.
Door middel van gebruikerstesten, observaties en het verzamelen van kwalitatieve feedback onderzoeken we in hoeverre het prototype aansluit bij de behoeften, verwachtingen en mogelijkheden van de doelgroep. Op basis van deze inzichten identificeren we verbeterpunten en voeren we gerichte optimalisaties door aan zowel de inhoud als de interactie van het prototype.
Het doel is om Simpli verder te ontwikkelen tot een gebruiksvriendelijke, inclusieve en effectieve oplossing die complexe informatie toegankelijker maakt voor laaggeletterde Rotterdamse ouders met een migratieachtergrond.
Bezoek Casa C
We wilde graag extra inzichten ophalen uit de praktijk en toetsen of Simpli daadwerkelijk aansluit bij de mensen die ermee zouden werken.
Daarom bezochten we Casa-C, een ontmoetingsplek in Charlois waar mensen terecht kunnen voor een maaltijd, thee of koffie en hulp en ondersteuning via de helpdesk. We gingen in gesprek met Sher Molly, hulpverlener en taalcoördinator. Wat vooral duidelijk werd is dat het probleem dat we in Sprint 1 zagen (complexe brieven en formulieren) daar elke dag terugkomt. Mensen komen regelmatig langs met documenten die ze niet begrijpen, en dat zorgt voor veel frustratie en afhankelijkheid.
Volgens Sher ligt het probleem vaak niet bij de mensen die de communicatie uitvoeren, maar hoger in de organisatie, waar documenten worden bedacht en opgesteld. Daar is vaak weinig zicht op hoe ingewikkeld die informatie in de praktijk overkomt. Ze gaf ook aan dat er al wel stappen worden gezet, zoals vertaalapps vanuit gemeenten, maar dat vereenvoudiging van de taal zelf vaak nog ontbreekt. Daardoor blijft het probleem bestaan. Vanuit haar werk ziet ze ook dat dit niet kleiner wordt, maar juist groter, omdat zelfs jongere generaties steeds meer moeite hebben met lezen en taal.
Prototype
Simpli is geen app of volledige website, maar een tool/feature die organisaties en instanties ondersteunt bij het begrijpelijker maken van complexe communicatie.
Veel instanties zijn zich onvoldoende bewust van hoe ingewikkeld hun communicatie daadwerkelijk is voor laaggeletterde mensen. Hierdoor blijven complexe brieven en formulieren bestaan, waardoor mensen moeite hebben met het begrijpen van belangrijke informatie, aanvragen of vervolgstappen.
Simpli helpt medewerkers om hier bewuster mee om te gaan. Door middel van een AI-gestuurde tool kunnen bestaande documenten automatisch geanalyseerd en versimpeld worden. Het doel hiervan is niet alleen om teksten eenvoudiger te maken, maar ook om medewerkers inzicht te geven in hoe ingewikkeld hun oorspronkelijke communicatie eigenlijk is.
De tool werkt via een eenvoudige en overzichtelijke interface waarin gebruikers een document kunnen uploaden, zoals een brief of formulier. Vervolgens analyseert het systeem de tekst en genereert het een begrijpelijkere versie met duidelijkere taal, betere structuur en toegankelijkere formuleringen. Hierbij ligt de focus op eenvoud, snelheid en gebruiksvriendelijkheid.
Binnen het ontwerp van Simpli zijn de kernwaarden van Team Kameleon leidend geweest: inclusie, welzijn, veiligheid, behulpzaamheid en betrouwbaarheid. Deze waarden zijn gebaseerd op het model van Schwartz en vormen de basis voor zowel de functionaliteit als de vormgeving van de tool.
Inclusie staat centraal doordat Simpli bijdraagt aan het toegankelijk maken van complexe informatie voor iedereen. Door teksten automatisch te versimpelen, worden ook mensen met beperkte taalvaardigheid of digitale vaardigheden beter ondersteund, waardoor zij zelfstandiger kunnen deelnemen aan de samenleving.
Welzijn is terug te zien in de rustige en overzichtelijke interface. De tool is ontworpen met een duidelijke visuele hiërarchie, veel witruimte en eenvoudige interacties om cognitieve belasting te verminderen. Daarnaast ondersteunt Simpli zowel light als dark mode, wat de gebruikservaring comfortabeler maakt en aansluit bij toegankelijkheidsrichtlijnen zoals WCAG.
Veiligheid speelt een belangrijke rol omdat er gewerkt wordt met mogelijk gevoelige documenten. Daarom is het concept gericht op veilige verwerking van bestanden, waarbij data versleuteld wordt verzonden en behandeld om de privacy van gebruikers en organisaties te waarborgen.
Behulpzaamheid komt terug in de manier waarop Simpli zowel burgers indirect als medewerkers direct ondersteunt. Door automatisch teksten te analyseren en te vereenvoudigen, helpt de tool medewerkers om sneller duidelijke communicatie te creëren, wat tijd bespaart en de kwaliteit van informatie verhoogt.
Tot slot is betrouwbaarheid essentieel binnen Simpli. De AI-functionaliteit is gebaseerd op ontwerpprincipes en inzichten uit onderzoek, en de werking van de tool is zo transparant mogelijk opgezet. Gebruikers krijgen inzicht in hoe teksten worden aangepast, wat bijdraagt aan vertrouwen in het systeem en de toepasbaarheid binnen professionele organisaties.
Als laatst staat binnen Simpli bewustwording centraal. De tool laat medewerkers actief nadenken over de manier waarop zij communiceren met burgers en maakt zichtbaar welke onderdelen van een tekst mogelijk te moeilijk zijn voor mensen met beperkte taalvaardigheden of digitale vaardigheden. Op deze manier vormt Simpli een brug tussen complexe institutionele communicatie en begrijpelijke informatie voor een bredere doelgroep.
Het ontwerp van Simpli richt zich daarom op een rustige en professionele uitstraling, met duidelijke hiërarchie, veel witruimte en eenvoudige interactie. Belangrijke onderdelen binnen de tool zijn onder andere het uploaden van documenten, het tonen van de originele en versimpelde versie naast elkaar, feedbackmeldingen en een duidelijke call-to-action om teksten te versimpelen.
Met Simpli laat het project zien hoe technologie en AI ingezet kunnen worden om communicatie inclusiever, toegankelijker en begrijpelijker te maken voor mensen die moeite hebben met complexe taal.
âWe moeten aan die noodbel trekken. We moeten iets doen.â
-Sher Molly, 2026
Testing
Tijdens het project hebben we verschillende prototypes getest om te onderzoeken of onze concepten begrijpelijk, gebruiksvriendelijk en effectief zijn. Het testen speelde een belangrijke rol binnen het ontwerpproces, omdat we hierdoor konden ontdekken hoe gebruikers reageren op het concept, welke onderdelen goed werken en waar nog verbeterpunten liggen. Om het testen gestructureerd uit te voeren hebben we gewerkt met een testplan. Hierin werd vastgelegd wat we wilden testen, waarom we dit wilden onderzoeken en welke methodes hiervoor gebruikt werden.
Bij het eerste prototype lag de focus vooral op de visuele aspecten van het concept. Tijdens de Smart & Social Fest hebben we daarom gebruik gemaakt van een A/B-test. Hierbij kregen bezoekers twee verschillende versies van het prototype te zien. Het doel hiervan was om te onderzoeken welke visuele stijl het prettigst werkte op het gebied van layout, hiërarchie, kleurgebruik en algemene uitstraling. Door twee ontwerpen direct met elkaar te vergelijken konden we sneller inzichten verzamelen over voorkeuren en gebruikservaring. Deze methode was waardevol omdat bezoekers direct verschillen konden aanwijzen en hierdoor gerichter feedback konden geven.
Naast de A/B-test voerden we ook usability testing uit. Hierbij kregen gebruikers een taak die zij zelfstandig moesten uitvoeren binnen het prototype. Tijdens deze test onderzochten we of het prototype logisch navigeerde, of knoppen duidelijk genoeg waren en of gebruikers intuïtief door de flow konden bewegen. Daarnaast werd gekeken of de informatie na het gebruik van de oplossing begrijpelijker overkwam dan voorheen.
Tijdens het testen maakten we gebruik van verschillende onderzoeksmethodes, zoals observatie, interviews, enquêtes en de think-aloud methode. Bij deze methode werden gebruikers gevraagd om hardop te vertellen wat zij zagen, dachten en ervaarden tijdens het gebruiken van het prototype. Hierdoor kregen we niet alleen inzicht in wat gebruikers deden, maar ook waarom zij bepaalde keuzes maakten of waar verwarring ontstond. Ook werd er gelet op lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, omdat deze vaak veel zeggen over onzekerheid, frustratie of duidelijkheid binnen een interface.
Naarmate het project verder ontwikkelde, verschoof de focus van het testen. Bij het tweede prototype, Simpli, lag de nadruk minder op visuele voorkeuren en meer op de flow en functionaliteit van het systeem. Simpli is een tool die medewerkers helpt om complexe communicatie, zoals brieven van instanties, begrijpelijker en toegankelijker te maken voor laaggeletterde gebruikers.
Voor dit prototype werd opnieuw een usability test uitgevoerd, maar dit keer uitgebreider en persoonlijker. Gebruikers kregen een scenario waarin zij iemand moesten helpen die moeite had met het begrijpen van een officiële brief. Vervolgens moesten zij verschillende taken uitvoeren binnen het prototype, zoals het uploaden van een document, het versimpelen van de tekst en het terugvinden van belangrijke informatie binnen de nieuwe versie van de brief.
Tijdens deze tests werd onderzocht:
of de flow logisch en intuïtief werkt;
of gebruikers zelfstandig kunnen navigeren;
of belangrijke functies snel gevonden worden;
of het verschil tussen de originele en versimpelde versie duidelijk zichtbaar is;
en of de tool begrijpelijk en bruikbaar aanvoelt.
Ook hier werd gebruik gemaakt van de think-aloud methode, zodat gebruikers tijdens het uitvoeren van taken hun gedachten, twijfels en ervaringen konden uitspreken. Hierdoor ontstonden diepere inzichten in de gebruikservaring van het prototype.
Door middel van deze verschillende testvormen konden we zowel visuele keuzes als functionele aspecten van het concept evalueren. Het testen hielp ons om het prototype verder aan te scherpen en beter af te stemmen op de behoeften van gebruikers en de uiteindelijke doelstelling van het project.
Testresultaten
Op 19 mei hebben we ons prototype, Simpli, laten zien en testen bij Sher van Casa C. Het doel van deze test was om inzicht te krijgen in de gebruikerservaring van het systeem, met speciale aandacht voor de gebruiksvriendelijkheid, duidelijkheid van functies en de algehele flow van de tool.
Voorafgaand aan de test hebben we een testplan opgesteld. Hierin hebben we vastgelegd:
Wat we wilden testen: De flow, functionaliteit, en begrijpelijkheid van het prototype.
Waarom we dit wilden onderzoeken: Om te zien of gebruikers intuïtief door het systeem konden navigeren en of belangrijke functies zoals het versimpelen van documenten duidelijk en effectief waren.
Welke methodes we gebruikten: Think-out-loud methode, observatie en directe feedback tijdens het uitvoeren van taken.
Tijdens de test kreeg Sher een scenario voorgeschoteld waarin zij iemand moest helpen die moeite had met het begrijpen van een officiële brief. Vervolgens voerde ze verschillende taken uit binnen Simpli, zoals:
Een document uploaden.
Tekst versimpelen.
⢠Belangrijke informatie terugvinden in de versimpelde brief.
Belangrijkste bevindingen:
Sher vond dat een korte uitleg op de pagina handig zou zijn om te begrijpen wat de eerste stap was bij het uploaden van een document.
Sommige functies, zoals het versimpelen van tekst en terugvinden van informatie, waren niet direct duidelijk vindbaar.
Het visuele verschil tussen het originele document en de versimpelde versie kon beter worden benadrukt.
Sher benadrukte dat het gebruik van pictogrammen de boodschap nóg duidelijker kan maken.
Positief was dat de tool over het algemeen logisch en intuïtief aanvoelde; Sher waardeerde de kernfunctionaliteit van Simpli.
Op basis van deze feedback kregen we als score een 8. Hoewel we hier erg blij mee waren, willen we blijven werken aan verbetering en streven we naar een perfecte 10, door kleine verbeteringen door te voeren op het gebied van instructies, visuele duidelijkheid en feedbackmomenten.
Deze test bevestigt dat het prototype goed aansluit bij de behoeften van gebruikers, maar dat er nog enkele aandachtspunten zijn die de ervaring verder kunnen optimaliseren. De inzichten uit deze test hebben we verwerkt in insightcards, zodat we concreet weten welke verbeteringen we in de volgende iteratie moeten doorvoeren.
Insightcards
Onderzoek/Proces
Sprint 5
Sprint 5 stond in het teken van het afronden, valideren en presenteren van Simpli. Na de ontwikkeling en verfijning van het concept in eerdere sprints lag de focus op het doorvoeren van de laatste verbeteringen, het afronden van alle projectonderdelen en het voorbereiden van de eindoplevering.
Tijdens deze sprint hebben we het prototype verder aangescherpt op basis van feedback uit eerdere gebruikerstesten. Hierbij keken we naar de gebruiksvriendelijkheid, visuele kwaliteit en de algemene gebruikerservaring van de tool. Daarnaast voerden we een laatste validatiemoment uit om te controleren of de belangrijkste functionaliteiten duidelijk, logisch en effectief werken.
Naast het optimaliseren van Simpli hebben we alle deliverables afgerond, waaronder de poster, pitch, onepager en projectdocumentatie. Hierbij zorgden we ervoor dat onderzoeksinzichten, ontwerpkeuzes en de ontwikkeling van het concept helder werden onderbouwd en gepresenteerd.
Tot slot stond Sprint 5 in het teken van de eindpresentatie en expo. Hier brachten we het volledige verhaal van Team Kameleon samen: van probleemanalyse en onderzoek tot de ontwikkeling en validatie van Simpli. Het resultaat is een onderbouwd concept dat laat zien hoe AI organisaties kan ondersteunen bij het begrijpelijker maken van communicatie voor laaggeletterde inwoners van Rotterdam.
Expositie
Op donderdag 4 juni om 09:00 uur hebben we als Team Kameleon tijdens de eindexpo van Interdisciplinair Semester 6 het eindproduct Simpli gepresenteerd. Tijdens de expositie hebben wij bezoekers meegenomen in het probleem dat de basis vormde voor ons project: de complexe en vaak moeilijk leesbare communicatie van overheidsinstanties. We hebben toegelicht waarom wij voor dit vraagstuk hebben gekozen en welke impact onduidelijke overheidsbrieven hebben op burgers, met name mensen met beperkte taal- of digitale vaardigheden.
Daarnaast hebben we uitgelegd tegen welke uitdagingen zij in de huidige situatie aanlopen. Vervolgens hebben we de gewenste situatie geschetst, waarin overheidscommunicatie toegankelijk en begrijpelijk is voor iedere Rotterdammer. Hierbij hebben we ons product Simpli geïntroduceerd als oplossing.
Ook hebben we bezoekers inzicht gegeven in ons ontwikkelproces gedurende de verschillende sprints. Aan de hand van onze onderzoeksposter hebben we de belangrijkste onderzoeksresultaten en inzichten gedeeld die hebben geleid tot de ontwikkeling van Simpli. Tot slot hebben we een demonstratie van ons eindproduct gegeven, waarbij bezoekers konden zien hoe Simpli complexe ambtelijke teksten omzet naar duidelijke taal op B1-niveau en tegelijkertijd bewustwording creëert bij de schrijver. Op deze manier hebben wij laten zien hoe Simpli kan bijdragen aan toegankelijkere communicatie binnen de Gemeente Rotterdam.
Expositie stand
Respondenten / Stakeholders / Bezoekers
Nieuwe testresultaten:
Tijdens de eindexpo op 4 juni hebben we ons prototype nog één laatste keer getest met verschillende personen. We hebben de deelnemers eerst kort een introductie gegeven van Simpli en uitgelegd wat het doel van het prototype is. Vervolgens hebben we een demonstratie gegeven van de werking, waarna de deelnemers zelf vragen konden stellen en het prototype konden bekijken.
De reacties tijdens de test waren overwegend positief. De meeste deelnemers gaven aan dat het concept van Simpli goed te begrijpen is en dat de toepassing binnen overheidscommunicatie als waardevol wordt gezien. Vooral de eenvoud van de interface en de directe output werden genoemd als sterke punten van het prototype.
Tegelijkertijd kwamen er ook enkele verbeterpunten naar voren. Zo werd door meerdere deelnemers aangegeven dat het niet volledig duidelijk is hoe Simpli voldoet aan de juridische eisen die gelden voor overheidscommunicatie. Er werd vooral behoefte genoemd aan meer transparantie hierover in de uitleg of in de werking van het systeem. Daarnaast werd opgemerkt dat de Europese richtlijnen rondom taalniveau B2 nog niet expliciet zichtbaar of aantoonbaar zijn verwerkt in de gegenereerde teksten, waardoor dit voor gebruikers niet direct te controleren is.
Ondanks deze aandachtspunten gaven deelnemers aan dat de kern van het prototype sterk is. Het idee achter Simpli werd als relevant en vernieuwend ervaren, en de functionaliteit werd in de basis als goed werkend beoordeeld. De test bevestigde daarmee dat het prototype op hoofdlijnen goed functioneert en door gebruikers begrepen wordt.
Cursus
Interdisciplinair
SEM 6
Digitale Sociale Innovatie
2025/2026
Docenten
Casper Smits
INF
Chantal van Winden
ADS&AI
Antwan van der Mooren
CMGT
Merijn AktaÅ
ADS&AI
Gabi Broodman
CMD
Partners
Sher Molly
Casa C
Reint van der Vlis
Stichting Lezen & Schrijven
Geralda Otten
Stichting Lezen & Schrijven
Tanja Ubert
Living Without Letters
Studenten
Alandra Koevoets
CMD - 1061550
Canay ÃzÅahin
ADSAI - 1044344
Ekim Sahin
CMD - 1049912
Jayda van Engel
CMD - 1026867
Soufiane Boufarache
INF - 1053961
Quinty Foe
ADSAI - 1008611